Почему нужно утилизировать документы?

Любой компании приходится вести комплекс бухгалтерских, кадровых и прочих документов, накапливающихся в большом количестве. По истечении определенного времени они уничтожаются. Есть определенная утилизационная процедура, которая должна быть юридически оформлена. Своевременное уничтожение документов - не только возможность освобождения современных материалов, но и ликвидация нежелательной информационной утечки сведений.

Как проводится?

Уничтожение документов в организации требует много времени и усилий. При неверном проведении мероприятия есть риск образования проблем с пожарной службой. Самый надежный вариант - обращение в организацию, где утилизация документов - одна из основных услуг. Процедура проводится по законодательным нормам с гарантией соблюдения конфиденциальности.

Уничтожение материалов осуществляется по трем основным правилам:

• составлении юридического акта;
• полноценное документальное уничтожение, исключающее вероятность восстановления информации;
• допуск уничтожения бумаг, прошедших через экспертизу и имеющих истекший срок сохранения.

За утилизационным процессом наблюдает организационный представитель. До ликвидации оценивается ценность бумаг. К удалению из базы подлежат только устаревшие бумаги. На основе составления списка формируется акт. Вывоз бумаг и последующая ликвидация оговаривается с заказчиком. Материалы отбираются и сортируются. После выполнения процедуры заказчик получает соответствующий акт.

Способы утилизации

Весь документальный, деловой перечень организации делится на вды по ценности, секретности и конфиденциальности. Хранится он в архиве, особенно секретный набор дел. Весь документальный перечень обладает определенным сроком хранения. Информационные носители бывают бумажными и электронными. Уничтожение их осуществляется четырьмя способами:

1. Термическим. Комплекс материалов сжигается, для этой цели применяется котел.
2. Механическим. Документальное уничтожение проводится шредером. После бумажной обработки акты размельчаются на полосы. Остатки могут быть отправлены на переработку.
3. Химическим. Для процедуры подключаются реагенты. Вещества превращают бумаги в однородную бумажную смесь. Процесс необратим и надежен. Однако предварительно отходы измельчаются в шредерах.
4. Физическим закапыванием. Недорогой вариант с предварительным использованием размельчителей.

Обслуживающая компания строго следует законодательным нормам и предлагает за работу низкую цену. Стоимость ликвидации бумаг зависит от рабочего объема, документальной секретности, утилизационного варианта и присутствия заказчика во время работы. Сотрудники берут на себя документальную экспертизу, знают, как и сколько хранить определенные приказы, указы, другие бланки. Соблюдают сроки работы. Уничтожение документов проводится с полной безопасностью и юридическим подтверждением работы.

Также вас может заинтересовать:

Латунь
Почему нужно утилизировать пластиковые отходы